5 ошибок при работе с онлайн-кассой: как избежать проблем и штрафов

Ошибки при работе с онлайн-кассой случаются даже у опытных предпринимателей. Иногда проблема обнаруживается сразу: касса не печатает чек или перестала выходить в интернет. А иногда внешне всё работает нормально, но чеки не передаются в ОФД или в них месяцами указываются неправильные данные.

Разберём пять распространённых ошибок и что делать, если вы столкнулись с одной из них.

Если коротко

Проверяйте кассу перед покупкой, формируйте чек при расчёте, следите за передачей документов в ОФД и не оставляйте обнаруженные ошибки «на потом».

Если касса работает нестабильно, сначала найдите причину. Продолжать пользоваться ККТ в надежде, что проблема исчезнет сама, обычно не лучшая идея.

ОШИБКА 1. Покупать б/у кассу без проверки

Подержанную онлайн-кассу можно купить и зарегистрировать на нового владельца. Но перед покупкой нужно проверить не только её техническое состояние.

Если ККТ всё ещё зарегистрирована на прежнего владельца, просто зарегистрировать её на себя не получится. При передаче кассы другому пользователю прежний владелец должен снять её с регистрационного учёта.

Поэтому покупать кассу по принципу «заберу сейчас, а с документами потом разберёмся» рискованно.

Что делать

До оплаты проверьте конкретный экземпляр ККТ и убедитесь, что с его регистрацией на нового владельца не возникнет проблем.

Также имеет смысл проверить:

• входит ли модель ККТ в реестр контрольно-кассовой техники;

• снят ли конкретный экземпляр с регистрационного учёта прежним владельцем;

• исправна ли касса;

• подходит ли она для вашего бизнеса и товаров, которыми вы торгуете.

И отдельно посчитайте экономику. К цене старой кассы могут добавиться новый фискальный накопитель, ремонт, обновление программного обеспечения и настройка. Иногда новая ККТ в итоге оказывается выгоднее.

Подробнее об этом — в статье о покупке б/у кассы.

ОШИБКА 2. Не формировать чек вовремя

Кассовый чек — это не документ, который можно спокойно оформить вечером по памяти за все продажи рабочего дня.

При расчёте пользователь ККТ обязан сформировать кассовый чек или бланк строгой отчётности и передать его покупателю в порядке, установленном 54-ФЗ.

Проблемы возникают, например, когда продавец принимает деньги, но откладывает чек «на потом», забывает его пробить или неправильно определяет момент, когда при конкретном способе оплаты должна применяться ККТ.

Особенно внимательно стоит относиться к безналичным расчётам, интернет-продажам, предоплатам и другим ситуациям, где порядок формирования чека может отличаться от обычной продажи за наличные в магазине.

Что делать

Для каждого используемого способа оплаты должен быть понятен порядок работы:

расчёт произошёл → определили, какой кассовый чек требуется → сформировали его в установленный срок → передали или направили покупателю.

Если сотрудники работают с кассой, лучше один раз закрепить этот порядок, чем потом разбираться с пропущенными или неправильно оформленными расчётами.

За неприменение ККТ в установленных законом случаях предусмотрена ответственность по статье 14.5 КоАП РФ.

ОШИБКА 3. Не проверять, передаёт ли касса чеки в ОФД

Касса может продолжать печатать чеки даже тогда, когда передача фискальных документов оператору фискальных данных прекратилась.

Причины бывают разные:

• закончился тариф ОФД;

• пропал интернет;

• возникла проблема с подключением кассы к сети;

• изменились настройки;

• есть другая техническая неисправность.

При этом фискальные документы могут накапливаться в фискальном накопителе.

Именно поэтому отсутствие сообщения об ошибке от кассира ещё не означает, что с передачей данных всё в порядке.

Что делать

Если есть подозрение, что касса перестала передавать документы:

1. Проверьте статус и срок действия тарифа ОФД.

2. Проверьте интернет.

3. Проверьте подключение кассы к сети.

4. Посмотрите количество непереданных фискальных документов.

5. Проверьте дату последней успешной передачи.

6. Устраните причину.

7. Убедитесь, что накопившиеся документы начали передаваться в ОФД.

Это важно не откладывать. Если фискальный накопитель не передаёт фискальные документы оператору фискальных данных в течение 30 календарных дней, его работа блокируется в предусмотренном законом режиме до передачи документов.

Подробный порядок проверки мы разобрали в инструкции «Нет связи с ОФД».

ОШИБКА 4. Неправильно исправлять ошибочный чек

Пробили 1 000 рублей вместо 100. Выбрали не тот товар. Указали неправильную форму расчёта. Обнаружили ошибку только после закрытия смены.

Главная ошибка в такой ситуации — ничего не делать или пытаться исправить только настройки кассы.

Если изменить название товара в базе, следующие чеки будут формироваться уже с новым названием. Но чек, который был пробит раньше, от этого не изменится.

То же самое касается других ошибок в уже состоявшемся расчёте.

Что делать

Сначала нужно определить, в чём именно ошибка.

Если неверно настроена карточка товара или кассовая программа — исправьте настройки, чтобы ошибка не повторялась в следующих чеках.

Если неправильные сведения уже попали в сформированный фискальный документ, необходимо исправлять сам расчёт в соответствии с правилами, установленными для применяемого формата фискальных документов.

Для ККТ, работающей с ФФД 1.1 и 1.2, ошибки в ранее произведённом расчёте исправляются с помощью кассового чека коррекции.

Например, чек коррекции может понадобиться, если:

• расчёт провели без применения ККТ;

• в чеке указали неправильную сумму;

• ошиблись в форме расчёта;

• неверно указали предмет расчёта или другие сведения о проведённой операции.

Не стоит оставлять ошибочный чек только потому, что смена уже закрыта или ошибка обнаружилась через несколько дней.

Важно правильно определить исходную ошибку и сформировать корректирующий документ с верными реквизитами.

ОШИБКА 5. Игнорировать условия эксплуатации кассы

Касса может стоять в тёплом магазине, работать на рынке зимой, ездить с курьером или целый день находиться в автомобиле.

Условия совершенно разные — и одна модель ККТ не обязательно подходит для каждого из этих сценариев.

На работу кассы могут влиять:

• высокая и низкая температура;

• влажность;

• пыль;

• состояние аккумулятора;

• неправильное питание;

• механические нагрузки.

Особенно это заметно у мобильных касс. На холоде аккумулятор может разряжаться быстрее, а нарушение допустимых условий эксплуатации способно привести к нестабильной работе оборудования.

Что делать

Смотрите допустимые условия эксплуатации конкретной модели в документации производителя.

Не существует универсального правила вроде «любую кассу нужно ставить на зарядку при 10% и отключать ровно при 100%». Конструкция, аккумуляторы и рекомендации производителей различаются.

Используйте предусмотренные для оборудования блоки питания и зарядные устройства. Не допускайте перегрева, повреждения или вздутия аккумулятора.

Если касса:

• стала быстро разряжаться;

• неожиданно выключается;

• сильно нагревается;

• нестабильно работает;

• перестала нормально заряжаться,

лучше провести диагностику, а не ждать полного отказа.

Если ККТ будет использоваться на улице, в холодном складе, горячем цехе или другом нестандартном месте, учитывать условия эксплуатации стоит ещё при выборе кассы.

Посмотреть подходящие модели можно в каталоге онлайн-касс.

Что делать, если ошибку уже допустили

Самое важное — не пытаться исправлять все проблемы одним способом.

Если не уходят чеки в ОФД — нужно восстановить передачу данных.

Если неправильно настроена номенклатура — исправить настройки.

Если ошибочный чек уже сформирован — определить правильный способ коррекции.

Если изменились регистрационные сведения ККТ — проверить необходимость перерегистрации.

Если касса нестабильно работает — провести диагностику.

Чем раньше обнаружена проблема, тем проще её исправить.

Если не знаете, что именно произошло с кассой, специалисты Кассоптторг помогут определить причину, проверить настройки ККТ и подобрать правильный способ исправления.

Техническая поддержка:
+7 (800) 333-68-44

Общие вопросы:
+7 (495) 212-11-99