Закрываю магазин: что делать с онлайн-кассой и фискальным накопителем

Если магазин закрывается, а касса больше не нужна

Если торговая точка закрыта окончательно и кассу вы больше не планируете использовать, ККТ нужно снять с регистрационного учёта.

Перед снятием кассы завершается работа фискального накопителя: закрывается смена, проверяется отправка фискальных документов оператору фискальных данных и формируется отчёт о закрытии ФН. После этого касса снимается с учёта в налоговой.

После формирования отчёта о закрытии фискального накопителя продолжать работу на этом ФН уже нельзя. Сам накопитель после снятия кассы с учёта нужно сохранить.

Если касса понадобится в другом магазине

Совсем другая ситуация — когда закрывается только конкретная торговая точка, а сама касса ещё будет использоваться.

Например, магазин переезжает или кассу планируется установить в другой торговой точке. В этом случае обычно не нужно полностью снимать ККТ с учёта и закрывать фискальный накопитель. Необходимо выполнить перерегистрацию кассы с изменением адреса и места расчётов.

Только из-за смены адреса покупать новый фискальный накопитель обычно не требуется. Если действующий ФН исправен и его ресурс не закончился, касса может продолжить работу с ним после правильной перерегистрации.

А если пока не знаю, понадобится ли касса?

Сначала стоит определиться, что будет с бизнесом дальше.

• Планируете открыть новую точку — не спешите закрывать ФН. Скорее всего, кассу можно будет перерегистрировать.
• Касса больше не понадобится — лучше корректно завершить её использование и снять ККТ с учёта.
• Срок ФН скоро заканчивается, но магазин закрывается — нет смысла устанавливать новый накопитель только ради того, чтобы касса потом лежала без работы.

Если дальнейшие планы ещё не определены, лучше сначала проконсультироваться и только потом закрывать архив фискального накопителя.

Можно ли просто выключить кассу?

Физически кассу можно выключить и убрать. Но пока она зарегистрирована, ККТ продолжает числиться за вашей организацией или ИП.

Если срок действия фискального накопителя закончится, налоговая в предусмотренных законом случаях может снять такую кассу с регистрационного учёта в одностороннем порядке. После этого пользователю всё равно может потребоваться завершать работу с ФН и передавать оставшиеся сведения.

Поэтому, если касса действительно больше не нужна, лучше не оставлять этот вопрос на потом.

Что делать с фискальным накопителем после снятия кассы

Закрытый фискальный накопитель повторно использовать нельзя. Не имеет значения, сколько времени он фактически проработал: после закрытия архива возобновить работу на этом ФН не получится.

Такой накопитель также нельзя поставить в другую кассу и зарегистрировать на нового владельца.

Сам кассовый аппарат после снятия с учёта можно оставить как запасной, продать, передать другому владельцу или позднее снова зарегистрировать. Для новой регистрации потребуется подходящий фискальный накопитель.

Что делать, если закрывается не только магазин, но и ИП

Если вы полностью прекращаете деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, с кассой лучше разобраться заранее.

ФНС указывает, что заявление о снятии ККТ с регистрационного учёта необходимо подать до внесения записи о прекращении деятельности ИП в ЕГРИП.

Поэтому кассу лучше включить в общий список дел при закрытии бизнеса, а не вспоминать о ней после завершения регистрации прекращения деятельности.

Как проходит снятие кассы с учёта

Сама процедура состоит не только из отправки заявления в налоговую. Перед этим нужно проверить состояние кассы и фискального накопителя.

Обычно необходимо:

• проверить, нет ли непереданных документов в ОФД;
• закрыть открытую смену;
• сформировать отчёт о закрытии фискального накопителя;
• передать необходимые сведения;
• снять ККТ с регистрационного учёта;
• проверить результат снятия.

Сложности могут возникнуть, если закончился договор с ОФД, остались непереданные документы, ФН заблокирован, касса неисправна или налоговая уже сняла её с учёта в одностороннем порядке.

Закрываете магазин — сначала решите, что будет с кассой

Если касса понадобится на новой торговой точке, её обычно достаточно правильно перерегистрировать. Если работа на этой ККТ заканчивается окончательно — кассу нужно снять с учёта и закрыть фискальный накопитель.

Главное — не закрывать ФН автоматически только потому, что закрывается магазин. Сначала нужно понять, будете ли вы ещё использовать эту кассу.